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Como delegar tarefas e funções na sua empresa sem erro

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Delegar tarefas e funções é um dos grandes conflitos dos gestores atualmente.

Muitas vezes o pensamento é que delegar irá terceirizar as funções e no futuro o gestor pode ser substituído.

Porém esse pensamento é bem diferente da realidade. A função do gestor é justamente gerenciar a equipe e liderar para que ela alcance os melhores resultados possíveis.

Já imaginou ter seu tempo de trabalho 20% mais produtivo?

O artigo da Harvard Business Review mostrou que aproximadamente 41% do tempo que estamos trabalhando usamos para realizar atividades que poderiam simplesmente terem sido delegadas para outras pessoas.

Essas tarefas são aquelas que não são a nossa atividade principal, mas realizamos mesmo assim.

Portanto nosso tempo pode ser muito melhor aproveitado apenas delegando atividades sem importância e se ocupando com as atividades que realmente tem valor.

Temos também cenários onde empresas estão em crescimento constante, assim sempre surgem novas atividades e muitas vezes não temos o colaborador adequado para realizar elas.

Em alguns casos as próprias empresas estão dando sinais de que precisam de mais espaço e pessoal, e nessas situações é muito importante saber ler os sinais e delegar as funções da forma correta.

Vamos então conhecer alguns passos importantes que precisam estar bem estabelecidos antes de delegar tarefas e funções na sua empresa? Confira comigo!

Organização é primordial antes de delegar tarefas

Para delegar as tarefas sem erro é preciso ter uma boa organização.

Isso porque para delegar é necessário fiscalização, estipulação de metas e em alguns casos um treinamento e acompanhamento.

E essas tarefas se tornam muito mais difíceis quando a organização não está em dia.

Por isso é importante organizar o processo, mapear, descrever e documentar para então delegar a função.

Conheça a sua equipe

Conhecer os seus colaboradores é muito importante na hora de delegar funções e atividades.

Saber qual colaborador tem mais facilidade em determinada área pode ser o diferencial para uma boa atribuição de tarefa.

Por isso, é importante estar sempre em contato com os colaboradores, buscando sempre conhecê-los da melhor maneira possível.

Esse fator pode ser também importante em futuras capacitações. Sabendo que muitos colaboradores tem dificuldades na área de Informática, é possível oferecer um treinamento gratuito nessa área.

Da mesma forma que sabendo que alguns colaboradores tem um perfil forte de liderança, é possível oferecer para estes uma capacitação em Gestão de Pessoas.

Vale sempre lembrar que o investimento em capacitações é sempre um bom negócio. Seus colaboradores se sentirão felizes e valorizados, e você terá mão de obra mais qualificada.

Saiba se comunicar claramente

Muitas divergências podem surgir na hora de delegar tarefas. Por isso, é importante ser claro e fazer uma comunicação direta.

Precisa de um relatório de fechamento do mês vigente para hoje às 17h com o formato de Relatório Padrão? Comunique dessa forma.

Deixar poucos espaços para interpretação é a melhor saída para atingir o resultado esperado. Portanto, se comunique claramente, expondo exatamente o esperado.

Como delegar funções e tarefas sem erro: 4 dicas

Vimos então alguns requisitos que precisam ser satisfeitos antes de delegar tarefas e funções.

Vamos agora conhecer algumas dicas de como delegar sem erro.

Confira comigo!

1. Ilustrar a realização do processo

Antes de delegar as funções da empresa, é necessário tomar algumas medidas para garantir que o próximo responsável pela função realize ela de maneira correta.

Por isso, um bom método para transmitir o conhecimento é documentar o processo em vídeos, capturas de tela, anotações e outros artifícios similares.

Deste modo, se o trabalho é realizado em um programa, ou a empresa faz o uso de algum software de gestão ou controle, um guia de como usar o programa é sempre bem recebido.

Se o processo for realizado no computador, é possível também realizar a gravação da tela. Assim, é só gravar a tela no momento da execução do processo e depois deixar o arquivo de vídeo disponível para consulta e acesso de outros funcionários.

Para gravar a tela é bem simples:

  • Em dispositivos MacOS, você pode usar o QuickTime. Aplicativo nativo e exclusivo para computadores com esse sistema operacional.
  • Em dispositivos Windows, você pode usar o CamStudio. Esse aplicativo é bem simples e fácil de usar, porém é um pouco antigo. Mas existem outras opções disponíveis e em uma curta busca você consegue descobrir pontos positivos e negativos de cada aplicativo. A escolha vai depender da sua necessidade.

Vale também lembrar que os computadores que usam o Windows 10 possuem um gravador de tela nativo, portanto não precisa baixar nenhum aplicativo. Confira aqui como gravar a tela no Windows 10 sem baixar nenhum programa!

2. Faça uso de um espaço de armazenamento compartilhado

Na dica anterior vimos que antes de delegar as tarefas e funções é importante documentar o passo a passo da realização da atividade.

Porém de nada adianta ter tudo documentado e todo esse material não ser visto.

Portanto, o uso de um armazenamento compartilhado (como o armazenamento em nuvem) é uma ótima opção.

Depois de ter os vídeos, capturas de telas e tutoriais prontos, é só hospedar em um servidor online e garantir ao colaborador o acesso.

Assim, todo esse material estará sempre disponível para ser consultado.

3. Crie uma sessão de perguntas frequentes sobre o processo

É comum que surjam dúvidas na hora de realizar as atividades, porém algumas dúvidas são mais comuns do que outras e aparecem com frequência.

Por isso, para economizar tempo e agilizar o processo, uma boa sugestão é criar uma sessão de perguntas frequentes (também conhecida como FAQ), e deixar disponível para consulta também.

Nessa sessão, busque documentar as perguntas mais frequentes e outras que você achar que sejam válidas. Procure também deixar registradas as respostas para cada pergunta, da maneira mais clara e específica possível.

Essa FAQ pode ser feita em texto ou em vídeo.

4. Defina prazos e metas

Tendo o conhecimento da atividade em mãos, você sabe exatamente quanto tempo ela exige para ser realizada.

E sabe medir também os Indicadores de Desempenho para dizer se a atividade está sendo bem realizada ou não.

Portanto, com esse conhecimento, é importante definir metas e prazos para nortear a atividade delegada.

Porém vale sempre lembrar que em alguns casos o trabalhador pode não ter experiência no processo e precisar de um tempo de adaptação, por isso é importante estipular metas e prazos alcançáveis e de acordo com a realidade de cada ambiente.

Vale então a análise do ambiente da sua empresa para considerar delegar funções, mas como vimos, o ato de delegar (quando feito da maneira correta) é sempre uma escolha positiva!

Além disso, temos sempre a opção da terceirização de serviços, onde delegamos a função para uma empresa com equipe experiente e treinada para realizar os processos da maneira mais efetiva possível.

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