Delegar tarefas e funções é um dos grandes conflitos dos gestores atualmente.
Muitas vezes o pensamento é que delegar irá terceirizar as funções e no futuro o gestor pode ser substituído.
Porém esse pensamento é bem diferente da realidade. A função do gestor é justamente gerenciar a equipe e liderar para que ela alcance os melhores resultados possíveis.
Já imaginou ter seu tempo de trabalho 20% mais produtivo?
O artigo da Harvard Business Review mostrou que aproximadamente 41% do tempo que estamos trabalhando usamos para realizar atividades que poderiam simplesmente terem sido delegadas para outras pessoas.
Essas tarefas são aquelas que não são a nossa atividade principal, mas realizamos mesmo assim.
Portanto nosso tempo pode ser muito melhor aproveitado apenas delegando atividades sem importância e se ocupando com as atividades que realmente tem valor.
Temos também cenários onde empresas estão em crescimento constante, assim sempre surgem novas atividades e muitas vezes não temos o colaborador adequado para realizar elas.
Em alguns casos as próprias empresas estão dando sinais de que precisam de mais espaço e pessoal, e nessas situações é muito importante saber ler os sinais e delegar as funções da forma correta.
Vamos então conhecer alguns passos importantes que precisam estar bem estabelecidos antes de delegar tarefas e funções na sua empresa? Confira comigo!
Organização é primordial antes de delegar tarefas
Para delegar as tarefas sem erro é preciso ter uma boa organização.
Isso porque para delegar é necessário fiscalização, estipulação de metas e em alguns casos um treinamento e acompanhamento.
E essas tarefas se tornam muito mais difíceis quando a organização não está em dia.
Por isso é importante organizar o processo, mapear, descrever e documentar para então delegar a função.
Conheça a sua equipe
Conhecer os seus colaboradores é muito importante na hora de delegar funções e atividades.
Saber qual colaborador tem mais facilidade em determinada área pode ser o diferencial para uma boa atribuição de tarefa.
Por isso, é importante estar sempre em contato com os colaboradores, buscando sempre conhecê-los da melhor maneira possível.
Esse fator pode ser também importante em futuras capacitações. Sabendo que muitos colaboradores tem dificuldades na área de Informática, é possível oferecer um treinamento gratuito nessa área.
Da mesma forma que sabendo que alguns colaboradores tem um perfil forte de liderança, é possível oferecer para estes uma capacitação em Gestão de Pessoas.
Vale sempre lembrar que o investimento em capacitações é sempre um bom negócio. Seus colaboradores se sentirão felizes e valorizados, e você terá mão de obra mais qualificada.
Saiba se comunicar claramente
Muitas divergências podem surgir na hora de delegar tarefas. Por isso, é importante ser claro e fazer uma comunicação direta.
Precisa de um relatório de fechamento do mês vigente para hoje às 17h com o formato de Relatório Padrão? Comunique dessa forma.
Deixar poucos espaços para interpretação é a melhor saída para atingir o resultado esperado. Portanto, se comunique claramente, expondo exatamente o esperado.
Como delegar funções e tarefas sem erro: 4 dicas
Vimos então alguns requisitos que precisam ser satisfeitos antes de delegar tarefas e funções.
Vamos agora conhecer algumas dicas de como delegar sem erro.
Confira comigo!
1. Ilustrar a realização do processo
Antes de delegar as funções da empresa, é necessário tomar algumas medidas para garantir que o próximo responsável pela função realize ela de maneira correta.
Por isso, um bom método para transmitir o conhecimento é documentar o processo em vídeos, capturas de tela, anotações e outros artifícios similares.
Deste modo, se o trabalho é realizado em um programa, ou a empresa faz o uso de algum software de gestão ou controle, um guia de como usar o programa é sempre bem recebido.
Se o processo for realizado no computador, é possível também realizar a gravação da tela. Assim, é só gravar a tela no momento da execução do processo e depois deixar o arquivo de vídeo disponível para consulta e acesso de outros funcionários.
Para gravar a tela é bem simples:
- Em dispositivos MacOS, você pode usar o QuickTime. Aplicativo nativo e exclusivo para computadores com esse sistema operacional.
- Em dispositivos Windows, você pode usar o CamStudio. Esse aplicativo é bem simples e fácil de usar, porém é um pouco antigo. Mas existem outras opções disponíveis e em uma curta busca você consegue descobrir pontos positivos e negativos de cada aplicativo. A escolha vai depender da sua necessidade.
Vale também lembrar que os computadores que usam o Windows 10 possuem um gravador de tela nativo, portanto não precisa baixar nenhum aplicativo. Confira aqui como gravar a tela no Windows 10 sem baixar nenhum programa!
2. Faça uso de um espaço de armazenamento compartilhado
Na dica anterior vimos que antes de delegar as tarefas e funções é importante documentar o passo a passo da realização da atividade.
Porém de nada adianta ter tudo documentado e todo esse material não ser visto.
Portanto, o uso de um armazenamento compartilhado (como o armazenamento em nuvem) é uma ótima opção.
Depois de ter os vídeos, capturas de telas e tutoriais prontos, é só hospedar em um servidor online e garantir ao colaborador o acesso.
Assim, todo esse material estará sempre disponível para ser consultado.
3. Crie uma sessão de perguntas frequentes sobre o processo
É comum que surjam dúvidas na hora de realizar as atividades, porém algumas dúvidas são mais comuns do que outras e aparecem com frequência.
Por isso, para economizar tempo e agilizar o processo, uma boa sugestão é criar uma sessão de perguntas frequentes (também conhecida como FAQ), e deixar disponível para consulta também.
Nessa sessão, busque documentar as perguntas mais frequentes e outras que você achar que sejam válidas. Procure também deixar registradas as respostas para cada pergunta, da maneira mais clara e específica possível.
Essa FAQ pode ser feita em texto ou em vídeo.
4. Defina prazos e metas
Tendo o conhecimento da atividade em mãos, você sabe exatamente quanto tempo ela exige para ser realizada.
E sabe medir também os Indicadores de Desempenho para dizer se a atividade está sendo bem realizada ou não.
Portanto, com esse conhecimento, é importante definir metas e prazos para nortear a atividade delegada.
Porém vale sempre lembrar que em alguns casos o trabalhador pode não ter experiência no processo e precisar de um tempo de adaptação, por isso é importante estipular metas e prazos alcançáveis e de acordo com a realidade de cada ambiente.
Vale então a análise do ambiente da sua empresa para considerar delegar funções, mas como vimos, o ato de delegar (quando feito da maneira correta) é sempre uma escolha positiva!
Além disso, temos sempre a opção da terceirização de serviços, onde delegamos a função para uma empresa com equipe experiente e treinada para realizar os processos da maneira mais efetiva possível.
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